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Checkliste Meeting, Besprechung, Konferenz, Sitzung

Meeting, Besprechung, Konferenz, Sitzung: Checklisten und Arbeitshilfen

Sie wollen Ihre Besprechungen zielorientiert und effektiv führen? Sie möchten als Teilnehmer zum Erfolg der Sitzungen beitragen? Das ist gut! Finden Sie hier bewährte Arbeitshilfen und Checklisten, die Sie situativ, individuell und unternehmensbezogen anpassen können.

Sie haben auf den Formblättern ausreichend Platz zum Ausfüllen, zum Ergänzen und viele Möglichkeiten, diese auf Ihren Bedarf genau zuzuschneiden.

  1. Checkliste: Kosten-Nutzen-Analyse für Meeting, Besprechung, Konferenz (PDF)

    Besprechungen haben einige Vorteile. So etwa, dass dort Informationen und Meinungen von Angesicht zu Angesicht ausgetauscht, Missverständnisse sofort geklärt und Entscheidungen im Team gefällt werden können. Damit wird ein hohes Maß an Commitment für die Beschlüsse erzielt. Aber sie haben auch gewaltige Nachteile, beispielsweise holen sie die Teilnehmer aus Ihrem Wirkungsfeld heraus, behindern deren Erreichbarkeit und halten sie von der Erledigung ihrer Aufgaben ab. Sie bieten Selbstdarstellern das nötige Publikum und Sich-Versteckern die erforderliche Masse. Die indirekten Kosten von Meetings sind immens, dazu kommen möglicherweise Zeit und Kosten der Anreise von Niederlassungen oder Übertragungsgebühren bei Telefon- und Videokonferenzen. Nutzen Sie diese Checkliste für Ihre Entscheidung, ob die Einberufung eines Meetings erforderlich ist oder ob Alternativen zur Besprechung in Betracht gezogen werden sollten.

  2. Checkliste: Organisation von Meeting, Besprechung, Konferenz (PDF)

    Die Checkliste Organisation von Meeting, Besprechung, Konferenz unterstützt Sie bei der praktischen Vorbereitung, damit Sie von der Einladung der Teilnehmer und Gäste, über die Ausstattung des Raumes und die Bewirtung bis zur Nachbereitung von Meetings an alles Wichtige denken.

  3. Checkliste Meeting, Besprechung, Konferenz, Sitzung

  4. Arbeitshilfe: Information über Tagesordnung und Agenda von Meeting, Besprechung, Konferenz (PDF)

    Sie können die Effizienz der Besprechung enorm steigern, wenn Sie einzelne Phasen auslagern: Die Einführung in das Thema können Sie sich häufig sparen und auch den Informationsteil zu dem jeweiligen Tagesordnungspunkt, wenn diese von dem zuständigen Teilnehmer vor der Besprechung an alle Teilnehmer versendet werden. Bitte bedenken Sie: Mit dem Outsourcing des Informationsteils geht ein höherer Zeitaufwand des Informationsgebers einher, der jedoch außerhalb der Besprechung liegt. Die übergreifende Arbeitseffizienz steigern Sie somit zwar nicht, aber durch die Möglichkeit der Vorbereitung für jeden einzelnen Teilnehmer die Qualität der Wortbeiträge und Vorschläge. Bitte achten Sie darauf, dass nicht schon im Vorfeld durch Antworten auf die Information eine für Sie nicht steuerbare Diskussion oder Vorab-Meinungsbildung ausgelöst wird.

  5. Arbeitshilfe: Tagesordnung von Meeting, Besprechung, Konferenz (PDF)

    Die Tagesordnung muss den Teilnehmern mit den entsprechenden inhaltlichen Informationen zur Tagesordnung rechtzeitig vorliegen – also vor der Besprechung. Wenn im Meeting keine Blätterstapel („Jeder bitte nur ein Blatt nehmen, das zweite Blatt schicke ich andersherum!“) herumgereicht werden müssen, sparen Sie pro Tagesordnungspunkt etwa zwei Minuten. In summa geht im Schnitt bei jeder Sitzung schnell eine Viertelstunde über den Jordan: Für das Beobachten der von Hand zu Hand wandernden, raschelnden und sich nähernden Stapel („Ich nehme zwei! Eins gebe ich morgen Herrn Schulz, ja?“), das höflich helfende Aufheben herunterfallender Blätter, beginnende Nebengespräche und die anschließende Refokussierung der Teilnehmer auf die Besprechungsinhalte. Achten Sie sorgsam darauf, dass die Informationen zur Tagesordnung der „3K-Regel“ (kurz, knapp, knackig) entsprechen. Diese Arbeitshilfe unterstützt Sie dabei.

  6. Arbeitshilfe: Bestuhlung, Sitzordnung, Bestuhlungsformen bei Meeting, Besprechung, Konferenz (PDF)

    Sie kennen die Tagesordnungspunkte und wissen, ob teilweise Workshop-Charakter vorherrschen soll oder ob beispielsweise etwas präsentiert wird. Entscheiden Sie sich für eine passende Bestuhlungsform. In manchen Fällen macht es Sinn, die Bestuhlungsform beispielsweise in der Pause verändern. Diese Arbeitshilfe unterstützt Sie dabei. Sie können diese zudem dafür nutzen, um Bankettpersonal von Tagungshotels oder Assistenten zu instruieren.

  7. Arbeitshilfe: Regeln und Symbole bei Meeting, Besprechung, Konferenz (PDF)

    Der Erfolg der Besprechung fällt in Ihre Verantwortung, also stellen Sie auch zu Beginn die Regeln auf. Sorgen Sie jedoch unbedingt für ein Commitment der Teilnehmer*. Bei Besprechungsreihen sollten Sie diese in Folgesitzungen nur ganz kurz wiederholen. Schreiben Sie diese vorher auf ein Flipchart-Blatt. Viele Besprechungsleiter verwenden aussagekräftige Symbole, die sie mündlich erläutern – das kommt gar nicht schlecht an. Es macht für die Teilnehmer Sinn, die Regeln ständig vor Augen zu haben. Hängen Sie das Blatt deutlich sichtbar auf. Nehmen Sie immer mal Bezug darauf, zeigen Sie z. B. bei drohender Zeitüberschreitung auf das Uhr-Symbol. Regelsymbole zum einfachen “Abzeichnen” und Erläuterungen finden Sie in dieser Arbeitshilfe.

  8. Arbeitshilfe: Abstimmungskarte (PDF)

    Geht es Ihnen darum, bei Entscheidungen gruppendynamische Prozesse oder Koalitionsbildungen beim Handheben zu unterbinden (“Los, Hand hoch, Frau Meier!”), hilft das Verfahren, Abstimmungskarten zu verteilen, auf denen bereits Nummer und Thema des Tagesordnungspunkts vorausgefüllt sind. Diese können auch anonymisiert sein. Jeder Teilnehmer trägt seine Entscheidung ein, z. B. die Nummer der von ihm präferierten Alternative oder “ja” bzw. “nein”. Die Teilnehmer geben ihre Karten an die mit der Auszählung betraute Backofficekraft. Wenn Sie diese entsprechend instruiert haben, sind die Anzahl der Stimmen bereits in wenigen Minuten auf eine Flipchart übertragen und die Entscheidung deutlich markiert. Nutzen Sie dieses Muster für die Gestaltung Ihrer speziellen Abstimmungskarten.

  9. Arbeitshilfe: Protokoll von Meeting, Besprechung, Konferenz (PDF)

    Bitte überlegen Sie schon vor der Besprechung genau, ob und in welchem Umfang Sie den Verlauf der Besprechung dokumentieren lassen wollen. Soll auch festgehalten werden, wie und mit welchen Stimmen Beschlüsse gefasst werden? In den meisten Fällen reicht es sicher aus, wenn lediglich die Ergebnisse in der Reihenfolge der Tagesordnungspunkte festgehalten werden. Ob bei einem Beschluss-Punkt die vorgesehenen Schritte eingehalten wurden, kann ähnlich wie bei der Tagesordnung mit einem einfachen Kreuz markiert werden. Bei Informations-Tagesordnungspunkten sollten die mitgeteilten Fakten festgehalten werden. Sofern Punkte offen geblieben sind, ist auch dies deutlich zu machen. Insoweit beschreibt die Tagesordnung das Soll, das Protokoll gibt das Ist wieder, den mit der Besprechung erreichten Zustand. Dies fängt im Kleinen damit an, dass im Protokoll der tatsächliche Beginn und das tatsächliche Ende der Besprechung aufgeführt werden. Anhand der Teilnehmerliste wird vermerkt, wer bei der Besprechung (oder bei den einzelnen Tagesordnungspunkten) anwesend war. Auch Vertretungen und Verspätungen – falls Sie dies mit dem Protokollführer vereinbart haben – werden festgehalten.

  10. Arbeitshilfe: Konkrete Maßnahmen und Aktions-Pläne (PDF)

    Im Meeting muss klar werden, welches die nächsten Schritte sind. Konkrete Aktions-Pläne (konkrete Maßnahmenpläne) verdienen ihren Namen nicht, wenn nicht genau festgehalten wird,

    • Wer
    • macht was
    • wann / bis wann
    • mit welchem Ergebnis / mit welcher Ergebnisqualität
    • und was folgt darauf?

    Nur wenn Sie Ziele klar und für jeden nachvollziehbar festhalten, am besten zudem in der Ergebnisqualität messbar, können Sie später Soll und Ist einander gegenüberstellen. Nur so können Sie Abweichungen rechtzeitig erkennen und gegensteuern, um Soll-Ist-Unterschiede zu vermeiden. Die Arbeitshilfe Konkrete Maßnahmen und Aktions-Pläne unterstützt Sie dabei.

  11. Arbeitshilfe: Teilnehmerliste (PDF)

    Wer war dabei und wer nicht? Welche Personen sind zu informieren, da sie nicht teilnehmen konnten? Greifen Sie zu dieser einfachen Teilnehmerliste.

  12. Checkliste: Eigenkontrolle, Selbstkontrolle nach Meeting, Besprechung, Konferenz (PDF)

    Wir haben nicht einen einzigen Menschen kennen gelernt, der sich wirklich nach jeder Besprechung in Ruhe hinsetzt und sich selbst und sein Verhalten selbstkritisch analysiert. Aber wir haben bei uns selbst, bei unseren Seminarteilnehmern und unseren Coachees erfahren: Wer sich selbst systematisch und kontinuierlich reflektiert, kann enorme Performance-Verbesserungen realisieren.

    Offenbar reicht es nicht, abends im Bett noch einmal die Besprechung Revue passieren zu lassen oder sich hin und wieder mit einem Freund hierüber auszutauschen. Systematisch arbeiten wir mit den von uns gecoachten Besprechungsleitern: anhand der wichtigsten Fragen bewertet sich der Coachee selbst und hält seine Selbsteinschätzung auch fest.

    Wenn er kontinuierlich nach dem gleichen System eine Verhaltensanalyse vornimmt, erkennt er seine Fortschritte in bestimmten Bereichen ebenso wie weiterhin bestehende Verbesserungspotenziale. Insbesondere, wenn Sie mit verschiedenen Techniken experimentieren, um zu effektiveren und effizienteren Besprechungen zu kommen, sollten Sie die Frequenz der systematischen Analyse erhöhen. So wird es Ihnen möglich sein, die Effekte der eingesetzten Mittel zutreffend abschätzen zu können. Bitte bedienen Sie sich der vorbereiteten Checkliste.

 

Meetings, Besprechungen, Konferenzen, Sitzungen: Weitere Informationen

Wenn Sie sich mit einem Experten konkret über Ihre Fragen und Aufgaben rund um das Thema “Meetings, Besprechungen und Konferenzen” austauschen möchten, nehmen Sie bitte einfach Kontakt zu uns auf.

Buchtipp: Meetings effizient und effektiv gestalten

Meetings effizient und effektiv gestalten: Einfache Methoden, Techniken und Checklisten für ergebnisreiche Besprechungen mit Spaß am Erfolg. Hamburg: Dashöfer Verlag.

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Name
WOLF Unternehmensberatung ▪ Schulung ▪ Umsetzung
Bezeichnung
Meeting, Besprechung, Konferenz, Sitzung: Checklisten und Arbeitshilfen
Preis (netto)
EUR kostenlos