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Prozessoptimierung dezentral: Zielvereinbarungen zur Informationsgewinnung nutzen

Prozessoptimierung

Prozessoptimierung


Verbesserungen der täglichen Arbeitsabläufe im Unternehmen spiegeln sich unmittelbar in den Geschäftsergebnissen wider. Sie sorgen für Produktivitätssteigerungen, für höhere Qualität und auch für nachhaltige Mitarbeitermotivation. Mit der strukturierten und systematischen Ermittlung der Verbesserungspotenziale wird die Grundlage für eine umfassende Prozessoptimierung gelegt.

In nahezu sämtlichen Unternehmen existieren definierte und schriftlich fixierte Prozesse, z.B. im Rahmen der Qualitätsmanagement-Dokumentation. Unsere Kunden kontrollieren diese Prozesse und entwickeln sie kontinuierlich weiter, um bestehende Optimierungspotenziale bestmöglich zu nutzen.

Dezentrales Prozesswissen nutzen

Als Alternative zum klassischen Projektansatz mit entsprechendem Zeit- und Ressourcenbedarf kann Verbesserungspotenzial auch dezentral ermittelt werden. Die Einbeziehung der an den verschiedenen Prozessen beteiligten Mitarbeiter verspricht wertvolle Ansatzpunkte für die Prozessoptimierung.

Die einzelnen Mitarbeiter kennen ihren Wirkungsbereich zumeist sehr genau und wissen oft am besten, wo Probleme bestehen und wo die Angriffspunkte für eine Lösung liegen können. Dr. Dresp, unsere Expertin für Prozessoptimierung, weiß aus Erfahrung: Dieses Wissen über Prozessoptimierungs-Chancen gilt es zu erfassen, auszuwerten und in Verbesserungsmaßnahmen umzusetzen.

Prozesse wirken sich auf Ziele aus

Zielvereinbarungen, durchaus gekoppelt mit variablen Vergütungskomponenten, sind wirksame Werkzeuge zur strukturierten Erfassung von Problemen und Ideen hinsichtlich der Arbeitsabläufe: Zunächst kann das Zielvereinbarungsgespräch genutzt werden, um einen Einblick in die Prozessabschnitte zu gewinnen, für die der Mitarbeiter zuständig ist, sowie in die vor- und nachgelagerten Schnittstellen zu anderen Arbeitsbereichen.

Auf dieser Grundlage können dem Mitarbeiter passende Ziele vorgeschlagen werden. Aus der Zieldiskussion ergeben sich dann erste Indikatoren für die aktuelle Prozessqualität. Erforderlich hierfür ist eine entsprechende methodische Schulung der Führungskräfte, beispielsweise in der Anwendung geeigneter Gesprächstechniken.


Beispiel: Rechnungsprüfung

Für eine Mitarbeiterin in der Rechnungsprüfung wird das Ziel vorgeschlagen, die Zahlungen innerhalb der Skontofristen um einen bestimmten Prozentsatz zu erhöhen. Die Mitarbeiterin moniert, da nicht alle Rechnungen bei der Rechnungsprüfung eingehen, sondern häufig an den Besteller adressiert sind und dort zunächst unbearbeitet liegen bleiben, bis sie schließlich bei ihr in der Rechnungsprüfung ankommen. Die Prozesse für Bestellungen und Rechnungsprüfungen sind hier also deutlich verbesserungswürdig. Ein möglicher Verbesserungsvorschlag: den Bestellprozess so abwandeln, dass alle Lieferantenrechnungen an die Rechnungsprüfung adressiert werden.

Ergebnisse strukturiert nutzen und weiterentwickeln

Im Zielvereinbarungsgespräch können solche Probleme und Potenziale zur Prozessoptimierung durch eine kluge Gesprächsführung ermittelt werden. Diese sind dann zu dokumentieren und weitere Schritte einzuleiten. Die Weiterbearbeitung – Abgleich mit dokumentierten Prozessen, abteilungsübergreifende Klärung, Umsetzung der vereinbarten Veränderungen – muss dafür organisatorisch und auch personell geregelt sein.

Darüber hinaus kann die Identifikation von Verbesserungspotenzial als vergütungsrelevantes Ziel für die Mitarbeiter formuliert werden: So werden sie als “Streckenposten” eingesetzt, die kontinuierlich ihre eigenen Prozessabschnitte beobachten und weitere Potenziale für Prozessoptimierungen identifizieren. Das Erreichen des Ziels, das Aufdecken von Verbesserungsmöglichkeiten, kann entsprechend honoriert werden.

Links:

Wenn Sie sich mit einem Experten über Business Process Management und Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen austauschen möchten, nehmen Sie bitte einfach Kontakt zu uns auf.

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