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Arbeitsplatzmanagement = Zeitmanagement

Arbeitsplatzmanagement: Keine Zeit?

Arbeitsplatzmanagement: Keine Zeit?


Freier Schreibtisch – klarer Kopf. Und umgekehrt… Christa Beckers, Expertin für Zeitmanagement, berät Manager aller Ebenen bei ihrem persönlichen Büro- und Arbeitsplatzmanagement. Lesen Sie hier ihre 3 wichtigsten und sofort umsetzbaren Tipps für freie Schreibtische.

Die Arbeit wird immer komplexer. Die Flut an Informationen wächst. Die Liste der zu erledigenden Aufgaben passt schon lange nicht mehr in den Kalender, vor allem aber kaum noch in die zur Verfügung stehende Arbeitszeit.

Die Folge: Ein Zettel hier, eine Notiz da, und schon sammelt sich ein Berg von wichtigen Informationen auf dem Schreibtisch. “Wenn Sie zu viel Zeit mit Suchen verbringen, dann brauchen Sie dringend einen freien Schreibtisch”, findet Christa Beckers. Damit steigern Sie Ihre persönliche Effizienz und Effektivität. Christa Beckers weiß: “Das funktioniert – auch bei vielfältigen Aufgaben!”

Ablagetürme abbauen

Den letzten Schritt einer Aufgabe zu erledigen bedeutet, die Unterlagen auch wirklich dem Vorgang zuzuordnen. Aber dazu fehlt die Zeit, der Papierturm wächst und wächst und hat den Titel: Gehört eigentlich in die Ablage. Meist auf der Fensterbank oder versteckt am hinteren Ende des Schreibtisches.

Tipp 1: Wenn die Endablage im Schrank vorhanden ist, dann schaffen Sie in jedem Regalboden Platz für einen Briefkorb. Dort können Sie die Unterlagen, die in die Ordner in dieser Regalreihe gehören, sammeln.

Ihre Vorteile: Die Unterlagen sind somit weg von Ihrem Schreibtisch, befinden sich aber bereits zumindest in der Nähe des endgültigen Ablageortes. Zudem ist die Ablage vorsortiert und versetzt Sie in die Lage, im Fall der Fälle schneller etwas zu finden. Sobald Sie Zeit haben für Ablage-Tätigkeiten, sind die Unterlagen weitaus schneller eingeheftet.

Briefkorb “zu erledigen”: Weg damit!

Natürlich ist es sinnvoll, die Unterlagen für die nächsten Aufgaben griffbereit zu haben. Aber der Briefkorb mit Platz für ca. 25 Vorgänge ist nun einmal ein Stapel. Das bedeutet jeden Tag aufs Neue: Herausziehen, durchsehen, entscheiden – und im schlimmsten Falle wieder zurücklegen.

Tipp 2: Verwenden Sie einen Pultordner A-Z für alle aktuellen Vorgänge. Und darauf eine schriftliche Übersicht über die Vorgänge, die darin enthalten sind.

So suchen Sie nicht jeden Tag neu in den Vorgängen, sondern haben den direkten Zugriff unter dem Stichwort. Sie haben den Überblick: Alle Aufgaben sind auf einen Blick in der schriftlichen Übersicht zu erkennen.

Büromaterial–Schlachtfeld entrümpeln

Es sammelt sich schon ganz viel Unnützes auf dem Schreibtisch und in seinem Umfeld: Alte Stempel, nicht funktionierende Kulis, abgebrochene Bleistifte, leere Tesarollen, unverwendetes Computerzubehör…

Tipp 3: Werfen Sie alles, was auf dem Schreibtisch steht in einen Karton. Dann stellen Sie nur das wieder zurück, was Sie tatsächlich im täglichen Zugriff benötigen. Der Rest findet seinen Platz im Rollcontainer. Oder im Mülleimer.

Auf diese Weise schaffen Sie mehr Platz auf Ihrem Schreibtisch für die Unterlagen, die Sie tatsächlich für Ihre Aufgaben benötigen. Ihr Schreibtisch sieht wieder aufgeräumter aus und Sie signalisieren sich und anderen: Ich habe meine Aufgabengebiete im Griff!

Links:

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